Formation gestion des notes de frais

Description

Formation gestion des notes de frais : appliquer les bonnes règles et fiabiliser le processus

La formation gestion des notes de frais vous donne, en une journée (7 heures), les règles et les méthodes pour traiter les notes de frais sans erreur. En effet, un remboursement mal justifié peut être réintégré dans l’assiette des cotisations lors d’un contrôle URSSAF. À l’inverse, un processus trop lourd fait perdre du temps à tout le monde.

D’abord, vous distinguez les frais professionnels des frais d’entreprise. Ensuite, vous appliquez les règles sociales, fiscales et de TVA. Puis, vous revoyez les justificatifs, la dématérialisation et le traitement comptable.

Enfin, vous construisez une politique de frais claire et un circuit de contrôle efficace. Ainsi, vous sécurisez l’entreprise tout en simplifiant la vie des salariés.

Programme de la formation gestion des notes de frais

➜ Module 1 – Comprendre les frais professionnels

D’abord, vous posez les bases. En effet, tout dépend de la bonne qualification de la dépense.

• ❯ D’abord, la différence entre frais professionnels et frais d’entreprise
• ❯ Ensuite, le cadre réglementaire des frais professionnels
• ❯ Puis, les principales catégories : repas, déplacement, hébergement, véhicule
• ❯ Enfin, les cas particuliers : télétravail, mobilité, double résidence
• ❭ Quiz de départ : frais professionnel ou frais d’entreprise ?

➜ Module 2 – Choisir le mode de remboursement

Ensuite, vous comparez les options possibles. Ainsi, vous savez laquelle convient à chaque situation.

• ❯ D’abord, le remboursement aux frais réels sur justificatifs
• ❯ Ensuite, les allocations forfaitaires et leurs limites d’exonération
• ❯ Puis, les indemnités kilométriques et le barème fiscal
• ❯ Enfin, les avances sur frais et les cartes affaires
• ❭ Cas pratique : calculer des indemnités kilométriques

➜ Module 3 – Appliquer les règles sociales, fiscales et de TVA

Puis, vous abordez les conséquences pour l’entreprise et le salarié. De plus, vous repérez les situations à risque en cas de contrôle.

• ❯ D’abord, l’exonération de cotisations et ses conditions
• ❯ Ensuite, le risque de requalification en avantage en nature ou en salaire
• ❯ Puis, la déduction des frais du résultat imposable
• ❯ Enfin, les règles de récupération de la TVA selon la nature de la dépense
• ❭ Exercice : traiter cinq notes de frais réelles

➜ Module 4 – Gérer les justificatifs et le traitement comptable

De plus, vous fiabilisez la chaîne de traitement. En effet, un justificatif manquant suffit à fragiliser un remboursement.

• ❯ D’abord, les justificatifs à exiger et leur conservation
• ❯ Ensuite, la dématérialisation et la numérisation des tickets
• ❯ Puis, l’impact de la facturation électronique
• ❯ Enfin, l’enregistrement comptable des avances et des remboursements
• ❭ Atelier : contrôler une note de frais incomplète

➜ Module 5 – Rédiger une politique de frais et organiser le contrôle

Enfin, vous structurez le processus. Ainsi, les règles sont claires pour tous et les contrôles plus simples.

• ❯ D’abord, le contenu d’une politique de frais : plafonds, délais, circuit de validation
• ❯ Ensuite, la communication auprès des salariés et des managers
• ❯ Puis, la détection des anomalies et la prévention des abus
• ❯ Enfin, le choix d’un outil de gestion des notes de frais
• ❯ Évaluation des acquis : quiz final et attestation de fin de formation
• ❭ Atelier : rédiger les grandes lignes de sa politique de frais

Les livrables de la formation gestion des notes de frais

À la fin de la journée, vous repartez avec des outils prêts à servir. En effet, vous gardez une grille de qualification des frais, une check-list de contrôle d’une note de frais et une trame de politique de frais. De plus, vous repartez avec le support de cours et une attestation de fin de formation.

Méthodes pédagogiques

La formation repose sur la pratique. Ainsi, les apports courts alternent avec le traitement de notes de frais réelles, des calculs et des cas concrets. Par ailleurs, chacun peut partager les difficultés de son entreprise. Enfin, un quiz clôt la formation.

Moyens d’encadrement de la formation

Chaque session est animée par un formateur expert de la paie, de la comptabilité et des frais professionnels. En outre, vous recevez un support de cours, des modèles de documents et des fiches réflexes. Enfin, un quiz évalue les acquis, puis une attestation de fin de formation vous est remise.

Une formation en inter, intra ou sur-mesure

La formation a lieu en présentiel ou en classe virtuelle. D’une part, en inter, vous échangez avec des professionnels d’autres entreprises. D’autre part, en intra, nous travaillons sur votre politique de frais et vos cas réels. Enfin, le sur-mesure permet par exemple de former les managers qui valident les notes de frais.

Sécuriser la gestion avec le CIDFP

Le CIDFP est un organisme de formation certifié Qualiopi, présent partout en France. Ainsi, nos formations sont concrètes et utiles dès le retour au bureau. De plus, nous proposons une formation préparer et gérer un contrôle URSSAF et une formation facturation électronique.

Passez à l’action

Vous voulez fiabiliser la gestion des notes de frais dans votre entreprise ? D’abord, découvrez toutes nos formations et apprenez-en plus sur le CIDFP. Ensuite, contactez-nous pour une session inter, intra ou sur-mesure. Enfin, nos conseillers vous aident à trouver un financement adapté, par exemple votre OPCO ou votre plan de formation.

Formations liées à découvrir : Préparer et gérer un contrôle URSSAF, Facturation électronique, Pennylane, Lecture d’un bilan et Secrétaire comptable.