Loi Sapin II et lanceurs d’alerte : Une analyse détaillée du formulaire de recueil d’alerte

La loi Sapin II, en faveur des lanceurs d’alerte, établit une obligation de recueil des alertes. Ce recueil nécessite la mise en place d’un dispositif élaboré par les entreprises, éventuellement en collaboration avec leurs prestataires externes. Découvrez ci-après un décryptage de cette nouvelle obligation ainsi qu’un exemple concret de ce dispositif.

Qu’est-ce que le dispositif de recueil des alertes selon la Loi Sapin II ?

La Loi Sapin II, révisée en 2022, est un jalon dans la législation française pour améliorer la transparence, lutter contre la corruption, et moderniser la vie économique. Un élément clé de cette loi est le dispositif de recueil des alertes, obligeant les entreprises à mettre en œuvre des procédures pour recueillir des signalements relatifs à des actes répréhensibles.

Pourquoi la Loi Sapin II est-elle si importante pour les entreprises ?

La mise en conformité avec la Loi Sapin II dans sa nouvelle version 2022 est essentielle pour les entreprises. Outre les implications juridiques, cela démontre un engagement envers l’éthique, la transparence, et la responsabilité. Dans le contexte actuel, où la confiance des parties prenantes est primordiale, respecter cette loi peut également renforcer la réputation et la confiance envers une organisation.

Quels sont les critères pour être reconnu comme lanceur d’alerte ?

Pour être qualifié de lanceur d’alerte selon la loi Sapin II dans sa nouvelle version, plusieurs critères précis doivent être respectés :

1. Nature de la personne : Seules les personnes physiques peuvent être reconnues comme lanceurs d’alerte. Les personnes morales, telles que les entreprises ou les associations, ne sont pas éligibles en tant que lanceurs d’alerte, mais peuvent bénéficier des protections offertes aux facilitateurs.
2. Absence de contrepartie financière directe : Le lanceur d’alerte ne doit pas recevoir de rémunération directe en échange de son signalement. Si une compensation financière est perçue pour le signalement, la protection accordée aux lanceurs d’alerte ne s’appliquera pas.
3. Bonne foi : Le lanceur d’alerte doit agir en bonne foi. Cela signifie qu’il doit avoir des raisons valables de croire que les faits signalés sont véridiques, compte tenu des informations en sa possession. Si les faits rapportés sont consciemment faux ou s’ils sont signalés dans l’intention de nuire, la personne ne sera pas reconnue comme lanceur d’alerte.
4. Connaissance personnelle des faits : Les faits signalés doivent être connus personnellement par le lanceur d’alerte, surtout si ces informations ont été obtenues en dehors d’un contexte professionnel. Si une personne se contente de transmettre des informations provenant d’une autre source sans avoir une connaissance directe des faits, elle ne sera pas qualifiée de lanceur d’alerte. Pour plus de précisions sur le nouvelle réforme, nous vous proposons cet article sur e nouveau visage du statut de lanceur d’alerte en France : Réformes et Implications. .

Quels sont les risques et les protections pour les lanceurs d’alerte ?

Signaler des actes répréhensibles peut s’avérer risqué. Cependant, la Loi Sapin II et d’autres textes juridiques protègent les lanceurs d’alerte de représailles, discrimination ou licenciement. Leur protection est renforcée lorsque la divulgation est nécessaire et proportionnée.

Comment le Défenseur des droits soutient-il les lanceurs d’alerte ?

Le Défenseur des droits offre un soutien inestimable. Il conseille, guide, et accompagne les lanceurs d’alerte, assurant que leurs droits sont respectés et qu’ils sont protégés contre d’éventuelles représailles.

Certification des lanceurs d’alerte par le Défenseur des droits.

La certification est un processus par lequel le Défenseur des droits atteste qu’un individu respecte les conditions légales pour être reconnu et protégé en tant que lanceur d’alerte. Cette démarche vise à renforcer la protection des lanceurs d’alerte contre d’éventuelles représailles.

Qu’est-ce que la certification ?
La certification est un avis rendu par le Défenseur des droits confirmant qu’un individu répond aux critères légaux pour bénéficier de la protection accordée aux lanceurs d’alerte. Cet avis est parfois appelé « certification ».

Sur quelle base est délivrée la certification ?
La certification peut être basée sur le régime général des lanceurs d’alerte établi par la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 ou tout autre dispositif spécifique prévu par la loi pour protéger les lanceurs d’alerte.

Quand peut-on demander une certification ?
La demande de certification ne peut être faite qu’après avoir signalé une irrégularité. Cependant, il n’est pas nécessaire d’avoir subi des représailles pour demander cette certification.

Comment est examinée la demande ?
La demande est évaluée en fonction de la nature de l’alerte. Celle-ci doit être basée sur des éléments objectifs, être conforme aux types de signalements mentionnés par la loi, et avoir été faite en respectant les procédures appropriées.

Délai de réponse :
Après avoir soumis une demande, le Défenseur des droits rend son avis dans un délai de six mois.

Importance de la certification :
La certification vise à protéger le lanceur d’alerte contre de potentielles représailles. Cependant, en cas de litige, c’est au juge de décider si une personne est reconnue comme lanceur d’alerte.

Comment les entreprises peuvent-elles mettre en œuvre efficacement le dispositif de recueil des alertes ?

La mise en place d’un formulaire de signalement est une étape essentielle. Ce formulaire doit être accessible, sécurisé, et garantir l’anonymat pour encourager les signalements.

Formulaire type de signalement d’alerte

Introduction :
Ce dispositif de signalement a été mis en place conformément à la loi no 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique telle que modifiée par la loi no 2022-401 du 21 mars 2022.

Ce formulaire a pour objectif de vous permettre de révéler ou de signaler, en toute bonne foi, des comportements ou situations contraires à la loi, à l’intérêt général, ou aux codes de conduite de l’entreprise. Pour être reconnu comme lanceur d’alerte, vous devez agir sans recherche de bénéfice personnel direct et avoir eu connaissance personnelle des faits que vous rapportez.

Il est essentiel de rappeler que les lanceurs d’alerte bénéficient d’une protection spécifique. La loi interdit strictement toute forme de représailles à leur encontre. Plusieurs textes juridiques, y compris la Loi Sapin II, renforcent cette protection et assurent le respect des droits des lanceurs d’alerte.

Si vous avez des doutes ou des questions, n’hésitez pas à vous rapprocher du Défenseur des droits. Cette institution joue un rôle primordial dans le soutien aux lanceurs d’alerte. Elle peut certifier votre statut de lanceur d’alerte, vous offrir des conseils et vous accompagner, garantissant ainsi le respect de vos droits et votre protection contre d’éventuelles représailles. Pour davantage d’informations, vous pouvez consulter les ressources disponibles sur le site du Défenseur des droits.

Merci de remplir les cases suivantes :

Date : [____]

Nom [____]

Prénom [____]

(Remarque : Il n’est pas impératif de collecter ces données personnelles, car le lanceur d’alerte peut préférer conserver son anonymat. Il est recommandé de privilégier la minimisation de la collecte des données personnelles)

Je souhaite rester anonyme.

Je demande à être notifié(e) par écrit de la prise en compte de mon alerte sous sept jours ouvrés après sa réception. Je souhaite également obtenir l’accusé de réception et être informé(e) de toute communication ultérieure à ce sujet.

Informations de contact (si vous souhaitez être contacté) :

Adresse : [     ]
E-mail : [       ]

Date à laquelle vous avez eu connaissance des faits : le [       ]

Contenu du signalement : [              ]

J’atteste avoir eu connaissance des faits rapportés.

Je n’ai pas eu connaissance directement des faits que j’ai rapportés.

Je n’ai reçu aucune contrepartie financière directe et j’agis en toute bonne foi.

Description des faits :
[Créez une zone de texte]

Je joins les pièces du dossier de mon alerte

[Créez un bouton permettant de joindre les pièces]

Remarque : Le référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel destinés à la mise en œuvre d’un dispositif d’alertes professionnelles, adopté le 18 juillet 2019, encourage les responsables de traitement à sensibiliser et informer les lanceurs d’alerte sur la transmission des données personnelles. Il est donc recommandé d’intégrer une remarque à ce sujet dans votre formulaire d’alerte.

Transmission de des données personnelles dans la cadre de cette alerte :
Lorsque vous remplissez ce formulaire d’alerte et envoyez vos pièces à notre référent, veuillez garder à l’esprit l’importance de ne partager que les informations strictement nécessaires et pertinentes pour l’objet de votre alerte. Afin de protéger les données personnelles, il est primordial de s’assurer qu’elles restent factuelles et directement liées à l’alerte. Bien que vous, en tant que lanceur d’alerte, déterminiez la nature et le volume des informations transmises, nous vous encourageons à être prudent et sélectif dans la transmission de données pour protéger les droits, libertés et intérêts légitimes de toutes les personnes citées dans l’alerte.

• Je certifie sur l’honneur l’exactitude des informations fournies.

Clause de données personnelles

• J’accepte que mes données personnelles fournies dans ce formulaire soient traitées conformément à la politique de confidentialité de la société.

[Envoyer]

Lors de l’émission d’une alerte via ce dispositif, il est essentiel d’informer immédiatement le lanceur d’alerte du traitement de ses données, conformément à l’article 13 du RGPD. Cette information peut être présentée sous la forme d’un popup ou être intégrée directement dans le formulaire, avant la saisie des détails relatifs à l’alerte. Pour garantir la prise de connaissance de ces informations par le lanceur d’alerte, l’accès à la suite du processus pourrait nécessiter une action spécifique de sa part, telle que la coche d’une case.

Après l’émission de l’alerte, un accusé de réception horodaté, résumant toutes les informations fournies, doit être remis au lanceur d’alerte. Cet accusé permettra de confirmer la réception de l’alerte et d’assurer, si nécessaire, la protection spécifique du lanceur d’alerte. Il est crucial que la remise de cet accusé de réception ne nécessite pas de données identifiantes (comme une adresse électronique ou postale) si le lanceur d’alerte souhaite rester anonyme.

Enfin, une fois qu’une décision concernant l’alerte a été prise par le responsable du traitement, le lanceur d’alerte doit en être informé.

Il est donc recommandé de mettre en place un popup ou d’intégrer directement ces informations dans le formulaire pour sensibiliser et informer les lanceurs d’alerte sur le traitement de leurs données personnelles dans le cadre de ce dispositif.

Approfondissez vos connaissances : Formations sur la loi Sapin II et les responsabilités de l’employeur

L’essentiel de la formation sur la loi Sapin II

Pour naviguer avec assurance dans le paysage complexe des lanceurs d’alerte, une formation spécialisée est primordiale. Nous proposons une gamme de formations animées par des juristes spécialisés en la matière.

Notre formation « Lanceur d’Alerte : Droits, Responsabilités et Réglementations » est conçu pour déchiffrer et démystifier ce cadre législatif parfois déroutant.

Quant à notre programme de formation « Lanceur d’Alerte : Maîtrise du Statut, Responsabilités et Mise en Conformité pour l’Entreprise« , approfondit les enjeux et les devoirs associés au statut de lanceur d’alerte au sein de l’entreprise.

Ces formations s’adressent aux entreprises, aux personnes chargées des alertes, aux professionnels des ressources humaines, ainsi qu’aux membres du Comité Social et Économique (CSE). Elles abordent en profondeur les devoirs des entreprises concernant l’instauration d’un mécanisme de signalement d’alerte, tout en mettant l’accent sur la sensibilisation des employés, la gestion des alertes et la conduite des investigations internes.

Choisir de participer à ces formations offre une double opportunité. D’un côté, elles dévoilent les subtilités d’un domaine juridique en pleine mutation. De l’autre, elles assurent à votre entreprise une mise en conformité avec les dispositions légales en vigueur tout en dotant vos équipes d’outils concrets pour traiter les alertes et les examens internes, réduisant ainsi les éventuels risques.

En misant sur ces formations, vous misez sur une meilleure maîtrise, une conformité renforcée et, en fin de compte, un cadre professionnel plus sécurisé et intègre.

Source : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000033558528/2023-07-19/

Source : https://www.cnil.fr/fr/rgpd-exemples-de-mentions-dinformation

Source : https://www.cnil.fr/sites/cnil/files/atoms/files/referentiel-alertes-professionnelles_dec_2019.pdf

Source : https://www.defenseurdesdroits.fr/fr/lanceurs-dalerte

Source : https://www.defenseurdesdroits.fr/fr/guides/guide-du-lanceur-dalerte

Formation « Lanceur d’Alerte : Droits, Responsabilités et Réglementations »

Formation « Lanceur d’Alerte : Maîtrise du Statut, Responsabilités et Mise en Conformité pour l’Entreprise«