Formation créer un agent IA

Description

Formation créer un agent IA : construire ses assistants pour les mails, les devis, les documents, l’agenda et l’accueil téléphonique

– Cartographier les tâches à confier à un agent IA

• Recenser les tâches répétitives : tri des mails, réponses types, devis, relances, comptes rendus, rendez-vous et accueil téléphonique.
• Mesurer le temps passé et le volume de chaque tâche afin de choisir les premiers assistants.
• Distinguer ce que l’assistant prépare en brouillon de ce qu’il peut envoyer seul.
• Découvrir les outils : Claude et Claude Duet (Anthropic), Grok Bot (xAI), ElevenLabs Agents pour la voix, ou la plateforme déjà utilisée par l’entreprise.
• Atelier : dresser la carte des tâches de son service, ou celle de la PME Brunel, puis choisir trois assistants à construire.

– Écrire les consignes d’un assistant administratif fiable

• Rédiger le rôle, la mission, le ton et les limites de l’assistant.
• Donner à l’assistant le contexte de l’entreprise : offre, tarifs, procédures, signatures et modèles de documents.
• Prévoir les situations où l’assistant s’arrête et passe la main à un humain.
• Tester l’assistant sur des cas courants puis sur des cas limites, et corriger ses consignes.
• Atelier : rédiger les consignes de son premier assistant, puis le tester.

– Construire un assistant de gestion des mails

• Connecter la messagerie en lecture seule, puis décider des autorisations d’écriture.
• Trier les mails entrants par priorité, client, type de demande ou urgence.
• Préparer des brouillons de réponse dans le ton de l’entreprise, à valider avant envoi.
• Résumer les longs échanges et repérer les relances à faire.
• Atelier : paramétrer l’assistant mails sur une boîte de démonstration.

– Automatiser les devis et les relances

• Repérer une demande de devis dans un mail et en extraire les informations utiles.
• Préparer le devis à partir de la grille tarifaire et du modèle de l’entreprise.
• Détecter un devis accepté, puis déclencher la suite : confirmation, facture et dossier client.
• Programmer les relances des devis restés sans réponse.
• Atelier : construire la chaîne « demande reçue, devis préparé, brouillon d’envoi ».

– Générer et éditer des documents automatiquement

• Préparer des modèles avec des champs variables, par exemple des courriers, des conventions, des comptes rendus ou des attestations.
• Remplir un document à partir d’un mail, d’un tableau ou d’un formulaire.
• Rédiger un compte rendu de réunion à partir de notes ou d’une transcription.
• Nommer et ranger les fichiers dans le bon dossier client.
• Atelier : produire automatiquement un courrier et un compte rendu.

– Gérer l’agenda et les rendez-vous

• Proposer des créneaux, envoyer les invitations et gérer les reports.
• Préparer chaque rendez-vous : rappel du contexte, documents utiles et points à aborder.
• Recevoir un point du matin avec les mails importants, les rendez-vous du jour et les tâches en retard.
• Atelier : paramétrer le point du matin et la prise de rendez-vous d’un manager.

– Créer un assistant vocal pour l’accueil téléphonique

• Comprendre le fonctionnement d’un agent vocal : choix de la voix, langue, prise de parole et transfert vers un humain.
• Écrire le scénario d’accueil : horaires, questions fréquentes, prise de message et prise de rendez-vous.
• Prévoir le transfert vers un collaborateur et une trace écrite de chaque appel.
• Informer l’appelant qu’il parle à une IA et, le cas échéant, que l’appel est enregistré.
• Atelier : construire et tester un agent d’accueil avec ElevenLabs Agents.

– Sécuriser les assistants et respecter le RGPD

• Limiter les accès : compte dédié, lecture seule par défaut et validation humaine avant tout envoi, paiement, signature ou suppression.
• Protéger les données personnelles des mails et des documents : minimisation, durée de conservation et information des personnes.
• Repérer les mails piégés qui contiennent des instructions cachées (injection de prompt).
• Appliquer l’obligation de transparence du règlement européen sur l’IA (article 50), notamment pour l’agent vocal.
• Informer les salariés lorsque l’assistant traite leur messagerie et, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, vérifier si le CSE doit être consulté.
• Garder la trace des actions de chaque assistant et savoir l’arrêter.

– Déployer les assistants dans l’équipe

• Répartir les rôles : qui valide, qui corrige et qui met à jour les consignes.
• Suivre les indicateurs : temps gagné, brouillons repris, erreurs et retours des clients.
• Rédiger la fiche de chaque assistant et la procédure à suivre en cas de panne.
• Atelier final : présenter ses trois assistants et son plan de déploiement à 30 jours.

Programme mis à jour en octobre 2026. Repères juridiques présentés à titre général, à vérifier selon les textes en vigueur.

Formats : inter, intra et sur-mesure

En inter, la formation réunit des assistants, des services administratifs, des managers et des référents IA de secteurs variés, en présentiel ou en classe virtuelle. Les ateliers se font sur des comptes de démonstration préparés par le formateur, avec une boîte mail, un agenda et des modèles de documents : personne ne branche sa vraie messagerie pendant la formation.

En intra, le formateur prépare également des comptes de démonstration, puis il les alimente avec des exemples tirés de vos flux réels et de vos modèles. Le sur-mesure adapte les deux jours à votre organisation, par exemple pour un réseau d’agences ou un standard très sollicité.

Quel que soit le format, indiquez-nous à l’inscription la plateforme que vous utilisez déjà : Claude, Grok Bot, Copilot, Gemini ou un autre outil. Le formateur centre alors les exemples et les ateliers sur vos propres agents.

Pour aller plus loin

Pour cadrer un projet d’agent à l’échelle de l’entreprise, la formation agents IA en entreprise consacre une journée au choix du premier cas d’usage, à la gouvernance, à la sécurité et au RGPD. Pour aller plus loin sur un seul outil, la formation Claude Cowork détaille en deux jours la délégation de tâches à Claude. La formation automatisation et intelligence artificielle élargit également la démarche à l’ensemble des processus de l’entreprise.

Passez à l’action

Vous voulez équiper votre équipe de ses premiers assistants IA ? Consultez notre catalogue sur la page nos formations, puis découvrez notre organisme sur la page à propos. Notre équipe vous répond via la page contact afin d’organiser une session inter, intra ou sur-mesure.

Formations liées à découvrir : Microsoft Copilot, IA et RGPD et comment choisir une IA. Voir également écrire des e-mails plus persuasifs.