Formation Google Workspace

Description

Programme de la formation Google Workspace

Tout d’abord, la formation Google Workspace permet de maîtriser les outils essentiels de la suite collaborative de Google afin d’améliorer l’organisation, la communication et la productivité. Ensuite, cette formation Google Workspace aide à structurer les échanges, à mieux partager les documents et à fluidifier le travail d’équipe. Ainsi, la formation Google Workspace s’adresse aux professionnels qui souhaitent utiliser Gmail, Agenda, Drive, Docs, Sheets, Meet, Chat, Slides et Forms de manière plus efficace au quotidien.

Jour 1 — Prendre en main Google Workspace et structurer sa collaboration

Matin : comprendre l’écosystème Google Workspace et organiser son environnement

Tout d’abord, cette première séquence permet de découvrir les applications clés de Google Workspace et de comprendre leur complémentarité. En effet, une bonne maîtrise de l’environnement numérique facilite la collaboration et limite les pertes de temps. De plus, l’adoption de bonnes pratiques dès le départ améliore la sécurité, l’organisation et l’efficacité. Ainsi, les participants apprennent à construire un environnement de travail clair, cohérent et adapté à leurs besoins professionnels.

Module 1 — Comprendre l’écosystème Google Workspace et préparer son environnement

• Découvrir les applications principales : Gmail, Agenda, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Meet, Chat et Keep selon les besoins
• Ensuite, comprendre la logique cloud : accès, synchronisation, travail en ligne et hors ligne
• Configurer un poste de travail efficace : navigateur, profils, extensions utiles et notifications
• Adopter les bons réflexes de sécurité liés au compte, aux accès et aux partages
• Maîtriser la navigation rapide, la recherche globale et les raccourcis essentiels
• Différencier l’organisation personnelle de l’organisation d’équipe

Atelier : diagnostic des usages actuels et définition d’objectifs concrets pour mieux utiliser Google Workspace.

Module 2 — Communiquer et planifier efficacement avec Gmail et Agenda

Ensuite, ce module permet de renforcer la gestion de la messagerie et de l’organisation du temps. En effet, Gmail et Agenda jouent un rôle central dans l’efficacité quotidienne. De plus, une bonne gestion des mails et des réunions améliore la coordination entre collaborateurs. Ainsi, les participants apprennent à mieux structurer leurs échanges et à planifier leurs activités de façon plus fluide.

• Utiliser Gmail de manière structurée : libellés, filtres, modèles, signatures et recherche avancée
• Ensuite, gérer plus efficacement les pièces jointes et le tri des messages
• Créer et partager des agendas
• Planifier des événements, des invitations, des rappels et des liens Meet
• Comprendre la gestion des disponibilités et des agendas partagés

Exercice : créer une boîte mail mieux organisée avec deux filtres utiles et planifier une réunion récurrente avec ordre du jour et lien Meet.

Après-midi : collaborer à distance et structurer les documents partagés

Par la suite, cette deuxième partie de la journée permet de travailler la collaboration synchrone et asynchrone. En effet, l’efficacité collective dépend à la fois de la qualité des réunions et de l’organisation des documents partagés. De plus, une bonne utilisation de Meet, Chat et Drive limite les doublons et renforce la circulation de l’information. Ainsi, les participants apprennent à construire des habitudes de travail collaboratif plus efficaces.

Module 3 — Google Meet et Chat : réunions à distance et collaboration synchrone/asynchrone

• Préparer, lancer et animer des réunions efficaces avec Google Meet
• Ensuite, utiliser le partage d’écran, le chat, la coanimation et les outils d’interaction
• Mettre en place de bonnes pratiques de prise de notes et de suivi
• Utiliser Google Chat pour fluidifier la communication quotidienne
• Créer des conversations, des espaces de travail et définir des règles de notification
• Réduire les e-mails inutiles grâce à une communication plus directe et mieux structurée

Atelier : simulation de réunion Meet et création d’un espace Chat “Projet” avec règles de fonctionnement.

Module 4 — Google Drive : organiser, partager et sécuriser ses fichiers

Ensuite, ce module permet de comprendre la logique documentaire de Google Workspace. En effet, Drive constitue le socle de la collaboration autour des fichiers. De plus, une arborescence claire et des règles de partage simples réduisent les risques d’erreur. Ainsi, les participants apprennent à mieux classer, partager et sécuriser les documents de l’équipe.

• Comprendre la logique de Drive : Mon Drive, partages et Drives partagés selon le contexte
• Ensuite, structurer une arborescence cohérente avec des conventions de nommage
• Gérer les droits d’accès, les liens et les permissions
• Limiter les doublons et améliorer la recherche d’information grâce aux filtres et à la recherche avancée
• Suivre les versions, les commentaires et l’activité sur les fichiers

Livrable Jour 1 : une arborescence Drive d’équipe et une charte simple de partage des documents.

Jour 2 — Produire des livrables professionnels et automatiser les pratiques

Matin : produire des documents, tableaux et supports utiles au travail d’équipe

Tout d’abord, cette nouvelle journée permet de transformer Google Workspace en véritable environnement de production. En effet, l’enjeu n’est pas seulement de collaborer, mais aussi de produire des livrables professionnels, lisibles et faciles à partager. De plus, l’automatisation de certaines tâches simples permet de gagner du temps. Ainsi, les participants découvrent comment mieux utiliser Docs et Sheets pour piloter leurs activités.

Module 5 — Docs : coécrire, relire et publier des documents en équipe

• Créer des documents structurés à l’aide des styles, modèles et tables des matières
• Ensuite, insérer des images, tableaux, liens et autres éléments utiles
• Collaborer avec les commentaires, suggestions, mentions et tâches
• Exploiter l’historique des versions pour mieux suivre les modifications
• Partager, publier et exporter les documents vers Word ou PDF

Atelier : produire un compte-rendu de réunion standardisé avec modèle, règles de validation et diffusion via Drive.

Module 6 — Sheets : tableaux de suivi, formules utiles et visualisation simple

Ensuite, ce module permet de construire des tableaux de pilotage simples et efficaces. En effet, Sheets facilite le suivi de l’activité, des tâches et des indicateurs. De plus, l’usage de fonctions de base et de graphiques lisibles permet de gagner en clarté. Ainsi, les participants apprennent à créer des tableaux utiles, collaboratifs et exploitables immédiatement.

• Mettre en forme un tableau de suivi opérationnel
• Ensuite, utiliser les filtres, tris, vues filtrées et validations de données
• Maîtriser quelques fonctions clés : SOMME, SI, RECHERCHE et gestion des dates
• Protéger certaines plages de cellules et partager une vue en lecture
• Créer des graphiques simples et lisibles

Exercice : créer un tableau de suivi de tâches ou de charges avec indicateurs et règles de saisie.

Après-midi : présenter, collecter l’information et mettre en place des routines d’équipe

Enfin, cette dernière partie permet d’aller vers une utilisation plus complète et plus structurée de Google Workspace. En effet, les outils comme Slides et Forms facilitent la présentation d’informations et la collecte de données. De plus, l’adoption de règles communes renforce durablement la collaboration. Ainsi, les participants repartent avec un cadre de travail clair et immédiatement applicable.

Module 7 — Slides et Forms : présenter et collecter de l’information efficacement

• Créer une présentation professionnelle dans Google Slides
• Ensuite, utiliser les thèmes, masques, commentaires et le mode présentateur
• Concevoir un formulaire avec Google Forms pour recueillir des besoins, avis ou demandes
• Structurer les questions, sections et logiques simples du formulaire
• Exploiter les réponses et les relier à un tableau Sheets

Atelier : créer une mini-présentation de projet et un formulaire de collecte relié à Google Sheets.

Module 8 — Mettre en place des bonnes pratiques d’équipe et un plan d’actions

En conclusion, ce module permet de transformer les outils découverts en routines collectives. En effet, la réussite d’un déploiement Google Workspace repose sur des règles partagées et sur une organisation cohérente. De plus, la formalisation d’un plan d’action facilite l’appropriation des bonnes pratiques. Ainsi, les participants consolident leurs acquis et préparent leur mise en œuvre dans le temps.

• Définir une check-list de collaboration avant, pendant et après les réunions
• Ensuite, fixer des règles simples pour Drive : création, stockage, partage et durée de conservation
• Mettre en place des conventions de nommage et des routines de validation
• Identifier les risques liés aux accès, aux versions et aux partages externes
• Construire un plan d’actions individuel et un plan d’actions d’équipe à 30 jours

Livrables finaux : un kit de collaboration Google Workspace avec arborescence Drive, modèle Docs, tableau Sheets, présentation Slides, formulaire Forms et plan d’actions.

Remarque : le contenu, les cas pratiques et les exemples peuvent être adaptés aux métiers et aux usages des participants afin de garantir une application immédiate en contexte professionnel.